เอกสารที่ฟรีแลนซ์ต้องใช้เก็บเงินลูกค้า
ฟรีแลนซ์มือใหม่หลายคนสับสนว่าตอนรับงานต้องออกเอกสารอะไรบ้าง คำตอบสั้น ๆ คือมีเอกสารหลัก 4 อย่างตามลำดับการทำงาน คือ ใบเสนอราคา → ใบแจ้งหนี้ → ใบเสร็จรับเงิน และอีกหนึ่งใบที่คุณ "ได้รับ" จากลูกค้าบริษัทคือ หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ)
โดยทีมงาน BillsOS · อัปเดต 7 มิ.ย. 2026
ภาพรวม: เอกสารไหนใช้ตอนไหน
| ขั้นตอน | เอกสาร | ใครออก |
|---|---|---|
| 1. ก่อนเริ่มงาน | ใบเสนอราคา | คุณ → ลูกค้า |
| 2. เรียกเก็บเงิน | ใบแจ้งหนี้ / ใบวางบิล | คุณ → ลูกค้า |
| 3. รับเงินแล้ว | ใบเสร็จรับเงิน | คุณ → ลูกค้า |
| 4. ถูกหักภาษี | 50 ทวิ | ลูกค้าบริษัท → คุณ |
1. ใบเสนอราคา (Quotation)
ออกก่อนเริ่มงาน เพื่อเสนอราคาและขอบเขตงานให้ลูกค้าอนุมัติ ช่วยกันเข้าใจตรงกันเรื่องราคา เงื่อนไข และกำหนดส่งงาน ก่อนลงมือทำ ลดปัญหาทะเลาะเรื่องเงินทีหลัง
ควรมี: ชื่อคุณและลูกค้า, รายการงานและราคา, ภาษีที่เกี่ยวข้อง, วันหมดอายุของราคา
2. ใบแจ้งหนี้ / ใบวางบิล (Invoice / Billing note)
ออกเมื่อถึงกำหนดเรียกเก็บเงิน อาจเป็นเมื่อส่งงานเสร็จ หรือตามงวดที่ตกลงกันไว้ ใบแจ้งหนี้ระบุยอดที่ต้องชำระและกำหนดชำระ ถ้าจะให้สะดวกควรแนบช่องทางชำระเงินไปด้วย เช่น PromptPay QR ที่ระบุยอดเป๊ะ
"ใบวางบิล" มักใช้กับลูกค้าองค์กรที่มีรอบจ่ายเงิน เป็นการรวบยอดไปวางให้ฝ่ายบัญชีตั้งเบิก ส่วน "ใบแจ้งหนี้" เป็นคำที่ใช้ทั่วไปกว่า สาระสำคัญคือการเรียกเก็บเงินเหมือนกัน
3. ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)
ออกหลังได้รับเงินแล้ว เพื่อยืนยันการรับชำระ เป็นหลักฐานรายรับที่สำคัญตอนยื่นภาษีเงินได้ประจำปี ฟรีแลนซ์บุคคลธรรมดาออกใบเสร็จได้ตามปกติ โดยใช้ชื่อและเลขบัตรประชาชน 13 หลัก
ข้อควรรู้: "ใบเสร็จรับเงิน" ไม่เท่ากับ "ใบกำกับภาษี" ถ้าคุณยังไม่ได้จดทะเบียน VAT คุณออกได้แค่ใบเสร็จ ไม่ใช่ใบกำกับภาษี อ่านรายละเอียด
4. หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ)
ใบนี้คุณเป็นฝ่าย "ได้รับ" ไม่ใช่ฝ่ายออก เมื่อลูกค้าที่เป็นบริษัทจ่ายค่าจ้างให้ฟรีแลนซ์ เขามักหักภาษี ณ ที่จ่าย (บริการทั่วไปมักหัก 3%) แล้วออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) ให้คุณเป็นหลักฐาน
อย่าทิ้งใบ 50 ทวิ เด็ดขาด เพราะภาษีที่ถูกหักไปนั้นเป็นการ "จ่ายภาษีล่วงหน้า" คุณนำมาเครดิตคืนได้ตอนยื่นภาษีเงินได้ประจำปี ถ้าเก็บไม่ครบ คุณอาจเสียสิทธิ์เครดิตภาษีส่วนนั้นไป
อ่านเพิ่ม: อัตราหัก ณ ที่จ่าย · 50 ทวิ คืออะไร / ออก 50 ทวิ
ฟรีแลนซ์บุคคลธรรมดา ต่างจากบริษัทยังไง
- บุคคลธรรมดาออกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จได้เลย ไม่ต้องจดบริษัท
- ใบกำกับภาษี (VAT 7%) ออกได้เฉพาะเมื่อจดทะเบียน VAT แล้วเท่านั้น ซึ่งบังคับเมื่อรายรับเกิน 1.8 ล้านบาท/ปี
- ไม่ว่าจะจด VAT หรือไม่ ฟรีแลนซ์ทุกคนต้องยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาประจำปี
ออกครบทุกใบในที่เดียวด้วย BillsOS
BillsOS ทำให้ครบวงจรนี้จบในเครื่องมือเดียว — ออกใบเสนอราคา แปลงเป็นใบแจ้งหนี้ แนบ PromptPay QR ระบุยอดเป๊ะให้ลูกค้าจ่าย พอจ่ายแล้วกดออกใบเสร็จ และถ้าคุณเป็นฝ่ายจ่ายที่ต้องหักภาษี ก็ออกใบ 50 ทวิ ได้ด้วย ทั้งหมดเป็นภาษาไทย/อังกฤษ และเก็บประวัติลูกค้าให้อัตโนมัติ
ดูเพิ่มเติม: โปรแกรมออกใบกำกับภาษี/ใบเสร็จ · รับเงินด้วยพร้อมเพย์ · ฟรีแลนซ์กับ VAT
ข้อมูล ณ วันที่ทบทวน 7 มิ.ย. 2026 เป็นความรู้ทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางภาษีเฉพาะราย โปรดตรวจสอบกับกรมสรรพากร (สายด่วน 1161) หรือผู้ทำบัญชีก่อนนำไปใช้